Cómo elegir la infraestructura de software de gestión más adecuada

Una de las elecciones que hemos de tomar nada más que iniciamos una actividad empresarial es sobre el tipo de programa de facturación y contabilidad más adecuado a nuestras necesidades. De hecho en la actualidad disponemos de dos opciones:

1. Programas de contabilidad y facturación instalados en los programas.
2. Programas de contabilidad y facturación radicados en la nube.

En el presente artículo trataré de esclarecer los pros y contras de ambas opciones.

Sobre el proveedor

Si cuando elegimos un coche el fabricante es una de las variables que tenemos en cuenta, obviamente si vamos a elegir el programa con el que gestionaremos la contabilidad de la empresa o negocio quien está detrás es algo a tener en cuenta. Algunas de las características en las que nos deberemos de fijar son:

• Capacidad de supervivencia, todos los sectores se encuentran inmersos en un proceso de concentración, por lo que es de gran relevancia que el proveedor elegido sea uno de los que sobrevivan.
• Capacidad de adaptación y actualización del programa, el marco regulatorio de la administración contable y fiscal de las empresas y autónomos se encuentra inmerso en una constante evolución, algo a lo que tendrá que ser capaz de hacer frente nuestro proveedor actualizando sus programas de forma continuada en el tiempo.
• Capacidad de soporte, esta es una de las claves más relevantes dentro del proceso de selección. Hemos de tener presente que nos vamos a encontrar con distintas necesidades de soporte:
  • Migración o adaptación inicial, si venimos de otro programa este punto es vital.
  • Uso ordinario, que el proveedor disponga de un canal de comunicación ágil que nos permita resolver nuestras dudas sobre la marcha nos ahorrará mucho tiempo.
  • Cobertura de las incidencias, seguramente en algún momento se producirá una incidencia, por lo que será más que interesante disponer de un entorno donde plantearlas y poder resolverlas.

Tipo de programa - nube o local -

Cloud what cloud

Parece que cuando hablamos de programas de gestión - contable, facturación, etc - , sea el que sea, viene acompañado del adjetivo “cloud” o "en la nube". Así pues en primer lugar debemos tener claro que es esto de la nube.

Concepto de cloud o nube

La traducción literal de cloud es nube si bien la traducción aplicada al mundo del software se refiera a las aplicaciones y/o servicios que están alojados en un equipo administrado por un tercero y al que nosotros nos conectamos a través de un navegador web, app o similar.

De hecho, realmente cuando hablamos de nube nos referimos a la infraestructura que utiliza el software siendo su valor añadido el hecho de que la herramienta no precisa de una infraestructura residente en la empresa. En este caso tanto el programa como los recursos necesarios para su utilización, hardware, no lo gestionamos nosotros, sino que simplemente accedemos a la interfaz de usuario.

Esquema e infraestructura local

El programa utilizado para gestionar la contabilidad de la empresa estará instalado en un servidor, conectado a la red de la empresa de tal modo que sus usuarios mediante otros equipos se conectarán con el  servidor para su uso.

Este esquema implica la existencia de un servidor que habremos de administrar y mantener, de una red local y de equipos específicos. Si queremos acceder al sistema desde fuera de la empresa deberemos dotar al servidor de un sistema de alimentación ininterrumpida, así como de un sistema de comunicación lo suficientemente potente como para permitir múltiples conexiones y transferencia de datos, así como de las medidas de seguridad necesarias para que nuestra contabilidad no sea accesible a terceras personas.

Obviamente toda esta infraestructura física y técnica requerirá de personal especializado así como de inversiones en hardware que lógicamente deberemos renovar periódicamente.

Esquema en la nube

El personal de administración tan sólo precisará de un equipo informático – PC ó portátil – así como de una conexión a Internet adecuada ya no tendrás que ocuparte de nada más.

Ventajas de una plataforma cloud:

• Moviliza el capital de la empresa transformando un coste fijo amortizable en un coste variable.
• Elimina infraestructuras que no aportan valor a la compañía.
• Elimina los trabajos especializados que no tienen relación con la actividad principal de la empresa o autónomo.
• Aporta flexibilidad a la empresa en cuanto a que puede ajustar las capacidades del software de contabilidad y facturación que utiliza a sus necesidades de cada momento.

Resumiendo los programas en la nube ahorran costes e incrementan la eficiencia de la empresa o del autónomo al permitirle aplicar todos sus recursos al “core” del negocio a la vez que proporcionan flexibilidad a la infraestructura administrativa y de gestión.

Desventajas de una plataforma cloud:

• Hemos de confiar en el proveedor, nuestros datos pasan a estar alojados en sus equipos y por tanto siempre existirá una posibilidad, por pequeña que sea, de que sean accesibles por el propio proveedor o un tercero. Para tener claro esto tan sólo hemos de pensar en la cantidad de parches y actualizaciones de seguridad que se implementan en cualquier equipo informático de nuestro entorno, obviamente a nivel de servidores sucede lo mismo.
• Hemos de atender un pago recurrente de forma constante para poder gestionar nuestra empresa.
• Un fallo o incidencia en los sistemas del proveedor nos afecta directamente a nosotros.

Por otra parte no todas los programas en la nube son iguales, de hecho cuando hablamos de nube hablamos de infraestructura, algo a tener muy en cuenta a la hora de decantarnos por una u otra plataforma de gestión.

Lo ideal, es que un programa en la nube sea aquel que nos permite olvidamos del hardware, me explico. Obviamente debajo de cualquier plataforma cloud hay un hardware pero la gestión de dicho hardware puede ser de dos tipos:

• Utilización de hardware dedicado. Esto es, nuestro programa de contabilidad está alojado en una máquina concreta. Tenemos la ventaja de que nosotros no administramos la máquina ni asumimos el riesgo de rotura, pero obviamente nuestro proveedor sí y por tanto subsidiariamente nosotros.
  Este tipo de plataformas aporta la seguridad de que nadie más que nosotros accede a la máquina o máquinas en las que se aloja nuestra información contable pero también nos hacen más vulnerables. La podríamos denominar cloud o nube privada.
• Alojamiento tipo hosting del programa de contabilidad, En estos casos ni tan siquiera el desarrollador del software contable conoce realmente el hardware que está usando. Hoy en día son las grandes empresas tecnológicas como Amazon Web Wervices, Microsoft Azure, Google Cloud y los principales proveedores de data centers tipo OVH, Gigas, etc. quienes se encargan de proporcionar la infraestructura de hardware en el que se apoya el programa contable. De este modo el proveedor del programa de contabilidad y facturación tan sólo se encarga de la herramienta y de los servicios que precisa, de alguna forma estos “flotan” por encima de toda la infraestructura física siendo prácticamente inmunes a fallos físicos.

Conclusión

Es difícil asegurar taxativamente cuál es la mejor opción en todos los casos, pero podría afirmar que en caso de que la gestión contable, fiscal y mercantil esté externalizada a través de un asesor de empresas lo ideal será una infraestructura en la nube que te permita coordinar toda la información entre la empresa o autónomo y el asesor sin tener que realizar trabajos añadidos.

Sin embargo en el caso de que la gestión contable, fiscal y mercantil se realice de forma interna, podría ser perfectamente válido y lógico mantener una infraestructura propia. En este sentido personalmente me decantaría por que además dicha infraestructura de contabilidad y facturación estuviera virtualizada, tal y como te explico en el artículo. Virtualización de los programas y equipos de contabilidad y facturación con acceso local o remoto.
Pues de este modo podríamos optar por mantener tanto la infraestructura física como lógica o delegar el mantenimiento de la infraestructura física en data centers profesionales y centrarnos exclusivamente en la infraestructura lógica - los programas -.
Esta última opción es muy interesante hoy en día pues podemos utilizarla tanto desde las oficinas de la empresa o negocio como en entornos de teletrabajo.

Artículos sobre programas en la nube y locales de contabilidad y facturación

• Transformación digital y teletrabajo en asesorías y empresas
• Virtualización del entorno de contabilidad y facturación
• Claves para elegir software contabilidad on-line
• Claves elección software para asesorías de empresas